De reservering wordt definitief na de ontvangst van de (gehele) aanbetaling. Wanneer deze niet voor de vervaldatum is ontvangen, dan vervalt de reservering zonder nader bericht.
Het HopmanVernielhuis is uitsluitend te gebruiken door geregistreerde scoutingorganisaties voor scouting-activiteiten. Alle betalingen vanwege de reservering van het HV-huis moeten vanaf een bankrekening op naam van de scouting-organisatie worden betaald. Betalingen vanaf een privé-rekening worden niet geaccepteerd en de reservering vervalt.
Aanbetaling en borg
De aanbetaling bedraagt de administratiekosten en ongeveer 50% van de verwachte overnachtingskosten (inclusief de toeristenbelasting) en van de eventuele huur van het Hopman Vernielhuis. Bij een reservering meer dan 16 maanden voor de aanvang van het kamp dient tenminste 1/5 deel van de aanbetaling direct te worden voldaan en de rest 16 maanden voor de aanvang van het kamp.
De borg voor het Hopman Vernielhuis dient tevens bij de (tweede) aanbetaling te worden voldaan.
De bedragen van de (eerste en tweede) aanbetaling en van de borg voor het HV-huis staan vermeld in de per e-mail verstuurde reserveringsbevestiging, waaraan deze voorwaarden zijn bijgevoegd.
De betaling moet geschieden door overschrijving op bankrekening NL 62 INGB 0002 3071 16 t.n.v. (Sticht.) Scout Centrum Zeeland, te Vlissingen (BIC INGBNL2A) met vermelding van het reserveringsnummer. Eventuele transactie-kosten worden op de aanbetaling in mindering gebracht. Bij betaling in gedeelten wordt de reservering geannuleerd als het laatste deel niet op tijd wordt betaald. Als bij annulering het voorschot nog niet is betaald, blijft het deel volgens de annuleringregeling verschuldigd.
Annuleringsregeling
Bij annulering en bij verplaatsing naar een latere datum wordt een deel van de aanbetaling niet terugbetaald, afhankelijk van het aantal dagen tot de aanvang van het verblijf en het soort verblijf (HV-huis of kamperend):
- Het drempelbedrag (€ 25 of de aanbetaling als deze minder is dan € 25) bij 270 dagen of meer (HV-huis) of 150 dagen of meer (kamperend),
- 25%, met het drempelbedrag als minimum, bij 210 - 269 dagen (HV-huis) of 120 - 149 dagen (kamperend),
- 50%, met het drempelbedrag als minimum, bij 150 - 209 dagen (HV-huis) of 90 - 119 dagen (kamperend),
- 75%, met het drempelbedrag als minimum, bij 90 - 149 dagen (HV-huis) of 60 - 89 dagen (kamperend),
- 100% bij minder dan 90 dagen (HV-huis) of minder dan 60 dagen (kamperend).
Wanneer het gereserveerde alsnog kan worden verhuurd, zal een evenredig deel van de aanbetaling (minus het drempelbedrag) later worden terugbetaald. Het aandeel van de toeristenbelasting in de aanbetaling en de borgsom voor het HV-huis worden altijd volledig terugbetaald. De administratiekosten zijn niet in het drempelbedrag inbegrepen en worden niet terugbetaald.
In uitzonderingsgevallen kan een reservering op verzoek worden verplaatst i.p.v. geannuleerd. In dat geval wordt het bedrag dat bij de annulering zou vervallen het nieuwe drempelbedrag voor de verplaatste reservering.
Aankomst
Ongeveer 1 week voor aankomst geeft men de verwachte aankomsttijd door aan de dienstdoend beheerder per telefoon (of SMS/WhatsApp): +31 (0) 628 516 802 of per mail naar: beheer@scoutcentrumzeeland.nl.
Bij aankomst op het terrein meldt men zich bij de beheerder en wordt een deelnemerslijst ingeleverd, wat verplicht is als nachtregister.
Het kampadres is: Scoutcentrum Zeeland, Wulpenburgseweg 6, NL 4351 PB Veere, Nederland, dat ook het postadres is voor onze gasten. Vermeld hierbij de naam van de groep!
80%-Regel
Wanneer door minder personen en/of een korter verblijf de kosten voor het aantal gemaakte kampeer-overnachtingen (volgens het totaal van de ingevulde deelnemerslijst of van het aantal nachten maal aantal personen) minder zijn dan 80% van het bedrag op basis van de aantallen in de reservering, dan wordt 80% bedrag als het te betalen minimum bedrag in rekening gebracht.
Bij het Hopman Vernielhuis wordt in plaats van de 80%-regel de huur tenminste over het aantal gereserveerde nachten in rekening gebracht en het overnachtingstarief voor tenminste het aantal gereserveerde nachten maal 15 = het minimum aantal personen per nacht voor het HV-huis .
Wijzigingen in het aantal personen en/of nachten kunnen eenmalig tot 120 dagen voor de aanvang van het kamp worden aangebracht. Wanneer het bedrag de verlaging groter is dan dat van 20% van het aantal overnachtingen, dan wordt voor het deel van de vermindering de annuleringsregeling toegepast.
Tarieven
De van toepassing zijnde tarieven staan vermeld op de afdruk van de reservering. Wanneer ze nog niet voor dat jaar zijn vastgesteld, worden voorlopig de tarieven van het voorafgaande of lopende jaar gebruikt. Prijsaanpassingen zijn daarvoor dus voorbehouden. De prijzen zijn inclusief het BTW-tarief dat bij afrekening van toepassing is, en worden bij belastingwijzigingen aangepast.
Het als zodanig aangeduide tarief geldt alleen voor Zeeuwse Scoutingorganisaties, die in organiek verband Scouting-activiteiten komen uitvoeren, maar niet voor individuele leden van deze organisaties die privé komen. Er kan gevraagd worden het aan te tonen, en wanneer blijkt dat het niet het geval is, wordt (alsnog) het gewone tarief gebruikt.
Het tarief van de toeristenbelasting is geheel gebaseerd op de Verordeningen Toeristenbelasting die door de gemeenten Veere en Middelburg worden vastgesteld per verblijfvorm en locatie. Vanaf 2026 is er een vrijstelling voor personen onder 18 jaar en hun meerderjarige begeleiders die in georganiseerd verband van een niet-commerciële organisatie met een maatschappelijk of educatief doel (zoals scouting) op het Scoutcentrum Zeeland verblijven. Het verblijf van familie- of vriendengroepen wordt hier niet onder begrepen. Voor diegenen die niet onder deze vrijstelling voor scoutingspeleenheden met jeugdleden t/m 17 jaar inclusief hun (bege)leiding vallen, zoals alle 18+-eenheden en familie- of vriendengroepen, geldt het tarief afhankelijk van de verblijflocatie. Met de verstrekte informatie in de reservering bepaalt het Scoutcentrum Zeeland op basis van de verordening of de vrijstelling voor de toeristenbelasting wel of niet toepassing is. Tijdens het kamp wordt de toepasbaarheid van de vrijstelling in alle gevallen gecheckt en wordt het tarief wanneer nodig aangepast naar dat van de locatie. Voor de (vrijgestelde) ingezetenen van de betreffende gemeente(n) (Waterkant en HV-huis: Veere; Poldertje: Middelburg en Veere) kan bij de penningmeester om terugbetaling worden gevraagd door middel van het daartoe bestemde formulier.
De overnachtingskosten worden berekend over de gehele periode, dus ook bij tussentijdse tijdelijke afwezigheid waarbij het terrein en/of huis in gebruik blijven. Er wordt alleen rekening gehouden met minder personen bij het begin of einde van het kamp als dit in de reservering is opgenomen. De toeristenbelasting wordt altijd berekend over het werkelijke aantal overnachtingen.
Het dagtarief geldt voor bezoekers en deelnemers aan activiteiten die niet blijven overnachten.
Per nacht is een periode van maximaal 24 uur; bij langer, eerder en/of later, gebruik wordt dan het dagtarief extra in rekening gebracht voor personen. Bij 1 dag overdag gebruik van het HV-huis geldt voor de huur het tarief van 1 nacht en voor de personen het dagtarief. Bij langer, eerder en/of later, gebruik van het HV-huis wordt t/m 2 nachten 1 dag (= nacht) en bij 3 nachten of meer een ½ dag extra huur in rekening gebracht.
Tenten en boten zijn bij het overnachtingstarief en dagtarief inbegrepen.
Afrekening
De aanbetaling wordt direct verrekend bij de afrekening aan het eind van het kamp. De borg voor het HV-huis wordt later per bank afzonderlijk terugbetaald.
De gebruiker verbindt zich alle schade aan het terrein en het Hopman Vernielhuis (inclusief vermissingen) direct te vergoeden.
Het te betalen bedrag van de afrekening dient bij voorkeur per PIN, en anders contant, te worden voldaan tijdens het kamp. Credit cards en cheques worden niet geaccepteerd. Bij latere afrekening, die niet vooraf afgesproken is, worden dubbele administratiekosten in rekening gebracht.